Un cabinet d’avocats a réduit de 85 % le temps de recherche de documents et amélioré le suivi de la conformité grâce à la gestion documentaire par IA
Trois dossiers mentionnent des plafonds d’indemnisation supérieurs à 1x les frais dans des MSA SaaS de plus de $500K, le plus récent étant la mission pour Doran Holdings (2024), qui s’est conclue à hauteur de 1,5x les frais annuels.
Le défi
Les collaborateurs consacraient 15-20% de leur temps facturable à rechercher des précédents, des contrats et des dossiers pertinents dans des systèmes déconnectés : un ancien DMS, des lecteurs réseau et des archives d’e-mails. Les échéances de conformité étaient suivies dans des feuilles de calcul, et des échéances manquées avaient entraîné des sanctions réglementaires. Les associés n’avaient aucune visibilité sur l’état des dossiers sans demander des rapports de suivi manuels.
Ce que nous avons développé
Nous avons déployé un système de connaissances basé sur la RAG qui indexe l’ensemble de la bibliothèque documentaire du cabinet, y compris les archives historiques. Les collaborateurs effectuent leurs recherches en langage courant et reçoivent les documents pertinents avec des extraits surlignés et des références aux sources. Un module de conformité assure le suivi des échéances réglementaires pour chaque dossier, envoie des alertes automatiques à des intervalles configurables et signale les éléments en retard. Un tableau de bord des dossiers donne aux associés une vue en temps réel du statut de toutes les missions en cours.
Comment nous y sommes parvenus
Indexer l’ensemble de la bibliothèque documentaire
Connexion de l’ancien DMS, des lecteurs réseau et des archives d’e-mails dans un index de recherche unique.
Créer une recherche en langage clair avec des sources citées
Permettez aux collaborateurs d’effectuer des recherches en langage naturel et d’obtenir des extraits accompagnés de leurs sources, plutôt que de simples listes de fichiers.
Automatiser le suivi de la conformité
Ajout du suivi des échéances avec des alertes configurables et un tableau de bord des dossiers destiné aux associés.
Résultats
Le temps de recherche des documents a diminué de 85 %. Les collaborateurs ont récupéré en moyenne 3 heures facturables par semaine. Aucun délai de conformité n’a été dépassé après le déploiement. Les associés ont bénéficié d’une visibilité instantanée sur l’état des dossiers sans devoir demander de rapports manuels.
Services utilisés dans le cadre de cette mission
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